Zowel een ATS als Excel kunnen gebruikt worden om vacatures, kandidaten en sollicitaties bij te houden. Het verschil is dat een ATS speciaal is ontwikkeld voor recruitment, terwijl Excel een algemene tool is voor het verwerken van gegevens.
Veel organisaties starten met Excel omdat het eenvoudig beschikbaar is en weinig voorbereiding vraagt. Voor een beperkt aantal vacatures werkt dat vaak prima. Naarmate recruitment groeit, wordt het echter lastiger om kandidaatgegevens, communicatie en de voortgang van sollicitaties overzichtelijk te beheren.
Een ATS brengt deze informatie samen in één omgeving. Daardoor wordt het eenvoudiger om kandidaten te volgen, samen te werken met collega's en vacatures te beheren.
Vergelijking
ATS | Excel |
Ontwikkeld voor recruitment | Algemene spreadsheetsoftware |
Kandidaten centraal beheren | Handmatig gegevens bijhouden |
Overzicht van sollicitaties en voortgang | Overzicht zelf opbouwen |
Samenwerken binnen één systeem | Informatie vaak verspreid over bestanden |
Kan gekoppeld worden aan een werken-bij website | Geen standaard recruitmentkoppelingen |
In de praktijk
Een organisatie met enkele vacatures per jaar kan vaak goed uit de voeten met Excel. Wanneer meerdere collega's betrokken zijn bij recruitment of het aantal kandidaten groeit, kiezen veel organisaties voor een ATS om meer overzicht te krijgen en informatie centraal te beheren.