Een ATS wordt vaak interessant zodra het lastig wordt om overzicht te houden over vacatures, kandidaten en sollicitaties.
Veel organisaties starten recruitment vanuit een mailbox, spreadsheet of gedeelde map. Dat werkt meestal prima wanneer er slechts af en toe een vacature openstaat. Naarmate het aantal vacatures, kandidaten of betrokken collega's groeit, kost het vaak meer tijd om informatie terug te vinden en de voortgang van sollicitaties te bewaken.
Een ATS helpt om alle recruitmentinformatie op één plek te beheren. Daardoor wordt het eenvoudiger om kandidaten te volgen, samen te werken met collega's en inzicht te houden in de status van vacatures.
Er is geen vast moment waarop een organisatie een ATS nodig heeft. De behoefte ontstaat meestal wanneer handmatige werkwijzen meer tijd kosten of wanneer het overzicht begint te verdwijnen.
In de praktijk
Een organisatie heeft meerdere vacatures openstaan en ontvangt sollicitaties via verschillende kanalen. Kandidaten worden bijgehouden in spreadsheets en communicatie verloopt via e-mail. Op dat moment kiezen veel organisaties voor een ATS om informatie centraal te beheren en het sollicitatieproces overzichtelijker te maken.