Hoe kies je een ATS dat past bij jouw organisatie?

Hoe kies je een ATS dat past bij jouw organisatie?

Steeds meer organisaties gebruiken een ATS (Applicant Tracking System) om vacatures, kandidaten en sollicitatieprocessen te beheren. Toch blijkt het kiezen van een ATS voor veel organisaties lastiger dan verwacht.

Het aanbod is groot, functionaliteiten verschillen en leveranciers benadrukken vaak vergelijkbare voordelen. Daardoor is het niet altijd eenvoudig om te bepalen welk systeem daadwerkelijk aansluit op de manier waarop jouw organisatie werft.

Een goede keuze begint daarom niet bij de software zelf, maar bij je eigen recruitmentproces. Hoe beter je weet waar de uitdagingen liggen, hoe makkelijker het wordt om een ATS te kiezen dat daar daadwerkelijk bij helpt.

Begin met het in kaart brengen van je recruitmentproces

Voordat je ATS-systemen gaat vergelijken, is het verstandig om eerst naar je huidige werkwijze te kijken.

Denk bijvoorbeeld aan vragen zoals:

·       Hoeveel vacatures hebben we gemiddeld openstaan?

·       Hoeveel sollicitaties ontvangen we?

·       Wie zijn betrokken bij het recruitmentproces?

·       Welke werkzaamheden kosten momenteel veel tijd?

·       Welke systemen gebruiken we al?

Veel organisaties starten hun zoektocht naar een ATS vanuit de gedachte dat ze nieuwe software nodig hebben. In de praktijk blijkt vaak dat ze eerst beter inzicht nodig hebben in hun eigen processen.

Wanneer recruiters veel tijd kwijt zijn aan handmatig e-mailen, het verwerken van sollicitaties of het publiceren van vacatures, dan zijn dat belangrijke signalen om mee te nemen in de selectie.

Een organisatie die jaarlijks vijf vacatures invult heeft bovendien andere behoeften dan een recruitmentbureau dat dagelijks tientallen kandidaten verwerkt. Het ideale ATS verschilt daarom per situatie.

Bepaal welke functionaliteiten je nodig hebt

Veel ATS-systemen bieden tientallen functies. Dat betekent niet automatisch dat je ze allemaal nodig hebt.

Kijk vooral naar de onderdelen die jouw recruitmentproces ondersteunen.

Veelgebruikte functionaliteiten zijn:

·       Vacaturebeheer

·       Kandidatenbeheer

·       Automatische e-mails

·       Sollicitatieformulieren

·       Rapportages en analytics

·       Multiposting naar vacaturebanken

·       Werken-bij website integraties

·       Koppelingen met HR-systemen

Maak daarbij onderscheid tussen functies die noodzakelijk zijn en functies die vooral interessant lijken.

Een veelgemaakte fout is dat organisaties zich laten overtuigen door uitgebreide functionaliteiten die uiteindelijk nauwelijks worden gebruikt. Een ATS moet vooral helpen om dagelijkse werkzaamheden eenvoudiger te maken.

Vraag jezelf daarom af:

"Welke problemen willen we met dit systeem oplossen?"

Dat geeft vaak meer richting dan een lange lijst met functies.

Let op gebruiksgemak

Een ATS wordt vaak gebruikt door recruiters, HR-medewerkers, managers en soms ook externe collega's.

Een uitgebreid systeem heeft weinig waarde wanneer gebruikers er moeite mee hebben.

Vraag daarom tijdens een demonstratie niet alleen naar functionaliteiten, maar kijk ook naar:

·       Overzichtelijkheid van het systeem

·       Gebruiksgemak voor recruiters

·       Gebruiksgemak voor hiring managers

·       Mobiele toegankelijkheid

·       Inwerkperiode voor nieuwe gebruikers

Laat tijdens een demo bijvoorbeeld zien hoe een sollicitatie wordt verwerkt, hoe een vacature wordt gepubliceerd en hoe een manager feedback geeft op kandidaten.

Juist die dagelijkse handelingen laten zien of een systeem prettig werkt.

Een intuïtief systeem wordt sneller geaccepteerd binnen de organisatie en levert vaak meer op dan een complex systeem met tientallen extra functies.

Controleer welke koppelingen mogelijk zijn

Recruitment staat zelden op zichzelf.

Veel organisaties werken daarnaast met HR-software, payrollsystemen, agenda's of assessmenttools.

Controleer daarom welke koppelingen beschikbaar zijn.

Denk bijvoorbeeld aan:

·       HR-systemen

·       Microsoft 365

·       Google Workspace

·       Assessmentplatformen

·       Vacaturebanken

·       Werken-bij websites

Goede integraties voorkomen dubbele invoer en besparen tijd.

Wanneer recruiters gegevens op meerdere plekken moeten invoeren, neemt niet alleen de werkdruk toe, maar groeit ook de kans op fouten.

Vraag leveranciers daarom niet alleen welke koppelingen beschikbaar zijn, maar ook hoe deze in de praktijk werken.

Kijk verder dan alleen de prijs

De prijs speelt uiteraard een rol, maar zou niet het enige selectiecriterium moeten zijn.

Een goedkoper systeem kan uiteindelijk meer tijd kosten wanneer processen omslachtig zijn of belangrijke functies ontbreken.

Let daarom ook op:

·       Implementatiekosten

·       Ondersteuning en support

·       Beschikbare trainingen

·       Schaalbaarheid

·       Kosten voor extra gebruikers

·       Kosten voor koppelingen

Het is verstandig om niet alleen naar de maandelijkse kosten te kijken, maar ook naar de totale investering over meerdere jaren.

Een ATS dat recruiters wekelijks uren bespaart, kan uiteindelijk meer opleveren dan een goedkoper alternatief met minder mogelijkheden.

Vraag om een demonstratie

Een ATS beoordelen op basis van een website is lastig.

Plan daarom altijd een demonstratie en werk daarbij met realistische voorbeelden uit je eigen organisatie.

Laat bijvoorbeeld zien:

·       Een actuele vacature

·       Een sollicitatieproces

·       De betrokken gebruikers

·       Gewenste rapportages

Vraag tijdens de demonstratie ook hoe veelvoorkomende situaties worden opgelost.

Denk bijvoorbeeld aan:

·       Het afwijzen van kandidaten

·       Het plannen van gesprekken

·       Het delen van feedback

·       Het publiceren van vacatures op meerdere kanalen

Zo krijg je een beter beeld van hoe het systeem in de praktijk werkt.

Veelgemaakte fouten bij het kiezen van een ATS

Bij de selectie van een ATS worden regelmatig dezelfde fouten gemaakt.

Alleen naar de prijs kijken

Een lagere prijs lijkt aantrekkelijk, maar zegt weinig over gebruiksgemak, ondersteuning of tijdsbesparing.

Te veel functionaliteiten willen

Meer functies betekent niet automatisch een beter systeem. Focus op wat echt nodig is.

Gebruikers niet betrekken

Recruiters, HR-medewerkers en managers werken dagelijks met het systeem. Hun ervaringen zijn belangrijk tijdens de selectie.

Niet nadenken over koppelingen

Wanneer een ATS niet goed aansluit op bestaande systemen, ontstaan vaak extra handmatige werkzaamheden.

Alleen naar vandaag kijken

Een ATS moet niet alleen passen bij de huidige situatie, maar ook ruimte bieden voor toekomstige groei.

Denk ook aan de toekomst

Misschien werf je vandaag tien medewerkers per jaar, maar groeit de organisatie de komende jaren verder.

Een ATS moet daarom niet alleen passen bij de huidige situatie, maar ook ruimte bieden voor toekomstige behoeften.

Denk aan:

·       Meer vacatures

·       Meer gebruikers

·       Extra vestigingen

·       Nieuwe koppelingen

·       Verdere automatisering

Een systeem dat kan meegroeien voorkomt dat je over enkele jaren opnieuw moet overstappen.

Conclusie

Het kiezen van een ATS begint niet met het vergelijken van software, maar met het begrijpen van je eigen recruitmentproces.

Door vooraf te bepalen welke functionaliteiten belangrijk zijn, aandacht te besteden aan gebruiksgemak, integraties en toekomstige groei, wordt het makkelijker om een systeem te kiezen dat daadwerkelijk bij de organisatie past.

De beste keuze is niet per se het ATS met de meeste functies, maar het systeem dat recruiters helpt om efficiënter te werken en aansluit op de manier waarop de organisatie werft.