Wat is een ATS?
ATS staat voor Applicant Tracking System. In het Nederlands wordt dit ook wel een sollicitatievolgsysteem of recruitmentsysteem genoemd.
Een ATS is software waarmee organisaties het volledige recruitmentproces centraal kunnen beheren. Denk aan het publiceren van vacatures, het ontvangen van sollicitaties, het beheren van kandidaten en het volgen van iedere stap in het sollicitatieproces.
In plaats van informatie te verspreiden over e-mails, Excel-bestanden en losse documenten, staat alles overzichtelijk op één centrale plek. Daardoor werk je efficiënter, voorkom je fouten en kun je sneller schakelen tijdens het wervingsproces.
Waar wordt een ATS voor gebruikt?
Een ATS ondersteunt organisaties tijdens vrijwel iedere stap van het recruitmentproces.
Met een ATS kun je onder andere:
Vacatures aanmaken en beheren.
Sollicitaties centraal ontvangen.
Kandidaten beoordelen.
Cv's en documenten opslaan.
Notities toevoegen.
Sollicitatiegesprekken plannen.
De voortgang van kandidaten volgen.
Samenwerken met collega's.
Kandidaten bewaren voor toekomstige vacatures.
Doordat alle informatie centraal beschikbaar is, heeft iedereen altijd inzicht in de actuele status van een vacature of kandidaat.
Hoe werkt een ATS?
Hoewel ieder ATS zijn eigen mogelijkheden heeft, verloopt het proces meestal volgens dezelfde stappen.
Je maakt een vacature aan.
De vacature wordt gepubliceerd op je werken-bij website en eventueel op vacatureplatformen.
Kandidaten solliciteren online.
De sollicitaties komen automatisch binnen in het ATS.
Recruiters beoordelen kandidaten en plannen gesprekken.
De voortgang wordt bijgehouden totdat de vacature is ingevuld.
Omdat alle stappen in één systeem plaatsvinden, blijft het recruitmentproces overzichtelijk en is direct zichtbaar welke acties nog openstaan.
Wanneer heb je een ATS nodig?
Niet iedere organisatie heeft direct een ATS nodig.
Wanneer je slechts af en toe een vacature hebt, kun je vaak nog prima werken met e-mail en een spreadsheet.
Maar zodra recruitment groeit, ontstaat vaak behoefte aan meer overzicht.
Een ATS wordt interessant wanneer:
je meerdere vacatures tegelijk hebt;
meerdere collega's betrokken zijn bij recruitment;
sollicitaties via verschillende kanalen binnenkomen;
je kandidaten wilt bewaren voor toekomstige vacatures;
je regelmatig terugkerende vacatures hebt;
je merkt dat het lastig wordt om overzicht te houden.
Hoe groter het recruitmentproces wordt, hoe meer tijd een ATS kan besparen.
Wat zijn de voordelen van een ATS?
Meer overzicht
Alle vacatures, kandidaten en communicatie staan op één centrale plek.
Minder handmatig werk
Gegevens hoeven niet steeds opnieuw ingevoerd te worden en informatie is eenvoudig terug te vinden.
Betere samenwerking
Recruiters, HR en hiring managers werken vanuit dezelfde informatie en weten precies in welke fase een kandidaat zich bevindt.
Sneller recruitmentproces
Door overzicht en automatisering kunnen kandidaten sneller worden opgevolgd.
Betere kandidaatervaring
Een gestructureerd proces zorgt voor snellere communicatie en een professionelere ervaring voor sollicitanten.
Inzicht in je recruitmentproces
Veel ATS-systemen bieden rapportages waarmee je inzicht krijgt in bijvoorbeeld de doorlooptijd van vacatures of de herkomst van kandidaten.
ATS of werken met Excel?
Veel organisaties beginnen met Excel, e-mail en losse documenten. Dat werkt prima zolang er weinig vacatures zijn.
Naarmate het aantal vacatures groeit, wordt het steeds lastiger om overzicht te houden.
Veelvoorkomende uitdagingen zijn:
verschillende versies van cv's;
e-mails die over het hoofd worden gezien;
onduidelijkheid over de status van kandidaten;
informatie die verspreid staat over meerdere systemen.
Een ATS brengt al deze informatie samen in één overzichtelijke omgeving.
Is een ATS hetzelfde als een HR-systeem?
Nee.
Een ATS is gericht op het vinden, beoordelen en aannemen van nieuwe medewerkers.
Een HR-systeem ondersteunt juist processen nadat iemand in dienst is gekomen, zoals personeelsadministratie, verlofregistratie, contractbeheer en salarisverwerking.
Veel organisaties gebruiken beide systemen naast elkaar.
Voor welke organisaties is een ATS geschikt?
Een ATS is geschikt voor iedere organisatie die regelmatig nieuwe medewerkers werft.
Denk bijvoorbeeld aan:
recruitmentbureaus;
uitzendbureaus;
detacheringsorganisaties;
MKB-bedrijven;
corporate recruitmentteams;
organisaties met meerdere vestigingen.
Het gaat niet zozeer om de grootte van de organisatie, maar om de hoeveelheid recruitmentactiviteiten.
Veelvoorkomende misverstanden over een ATS
"Een ATS is alleen voor grote organisaties."
Dat is niet zo. Ook kleinere organisaties profiteren van meer overzicht en een efficiënter recruitmentproces.
"Een ATS is ingewikkeld."
Moderne ATS-systemen zijn juist ontwikkeld om recruitment eenvoudiger te maken. Een overzichtelijke werkomgeving zorgt ervoor dat nieuwe gebruikers snel aan de slag kunnen.
"Een ATS is alleen bedoeld om cv's op te slaan."
Een ATS doet veel meer. Het ondersteunt het volledige recruitmentproces, van vacature tot indiensttreding.
Veelgestelde vragen
Waar staat ATS voor?
ATS staat voor Applicant Tracking System.
Wat is het doel van een ATS?
Het doel van een ATS is om het recruitmentproces overzichtelijker, efficiënter en beter beheersbaar te maken.
Is een ATS verplicht?
Nee. Er is geen wettelijke verplichting om een ATS te gebruiken.
Is een ATS geschikt voor kleine organisaties?
Ja. Ook kleinere organisaties kunnen veel voordeel hebben van een ATS, zeker wanneer meerdere mensen betrokken zijn bij recruitment.
Kan een ATS gekoppeld worden aan andere systemen?
Veel ATS-systemen kunnen gekoppeld worden aan bijvoorbeeld werken-bij websites, vacatureplatformen of HR-software.
Conclusie
Een ATS is veel meer dan een systeem waarin sollicitaties worden opgeslagen.
Het vormt de centrale plek waar vacatures, kandidaten en het volledige recruitmentproces samenkomen. Daardoor werk je efficiënter, houd je meer overzicht en kun je kandidaten sneller en professioneler begeleiden.
Voor organisaties die regelmatig nieuwe medewerkers zoeken, is een ATS een waardevolle basis voor een goed georganiseerd recruitmentproces.