Recruitment begint vaak eenvoudig.
Een vacature wordt geplaatst, sollicitaties komen binnen via e-mail en kandidaten worden bijgehouden in een spreadsheet. Zolang er af en toe een vacature openstaat werkt dat meestal prima.
Maar wat gebeurt er wanneer recruitment groeit?
Meer vacatures, meer sollicitaties en meer collega's die betrokken zijn bij het proces zorgen vaak voor meer administratie en minder overzicht.
Dat is precies het moment waarop veel organisaties zich gaan verdiepen in een ATS.
Wat is een ATS?
ATS staat voor Applicant Tracking System.
Simpel gezegd is het software waarmee je vacatures, kandidaten en sollicitaties beheert vanuit één centrale omgeving.
In plaats van werken met losse mailboxen, spreadsheets en documenten, komt alle recruitmentinformatie samen in één systeem.
Hierdoor weet je altijd:
Welke vacatures openstaan
Welke kandidaten hebben gesolliciteerd
Waar kandidaten zich bevinden in het proces
Welke acties nog openstaan
Welke collega's betrokken zijn
Een ATS brengt structuur in recruitment.
Waarom gebruiken organisaties een ATS?
Het grootste voordeel van een ATS is overzicht.
Wanneer meerdere vacatures tegelijk openstaan, ontstaat er vaak een wirwar van e-mails, notities en bestanden. Kandidaten worden handmatig opgevolgd en belangrijke informatie staat verspreid opgeslagen.
Met een ATS werk je vanuit één centrale omgeving.
Iedereen beschikt over dezelfde informatie en ziet direct wat de actuele status van een kandidaat of vacature is.
Daardoor wordt samenwerken eenvoudiger en kost administratie minder tijd.
Wanneer wordt Excel een probleem?
Excel is jarenlang een populair hulpmiddel geweest voor recruitment.
En eerlijk is eerlijk: voor één of twee vacatures werkt het vaak prima.
Maar zodra recruitment een belangrijk onderdeel van de organisatie wordt, lopen veel bedrijven tegen dezelfde uitdagingen aan.
Denk bijvoorbeeld aan:
Kandidaten die op verschillende plekken worden opgeslagen
Onduidelijkheid over de status van sollicitaties
Collega's die met eigen bestanden werken
Handmatig versturen van updates
Geen centraal overzicht
Op dat moment wordt recruitment niet alleen tijdrovender, maar neemt ook de kans op fouten toe.
Een ATS lost dit op door alle informatie samen te brengen in één systeem.
Voor welke organisaties is een ATS geschikt?
Veel mensen denken dat een ATS alleen interessant is voor grote organisaties.
In de praktijk is dat allang niet meer zo.
Ook MKB-bedrijven, recruitmentbureaus, uitzendbureaus en franchiseorganisaties maken steeds vaker gebruik van ATS-software.
Een goede vuistregel:
Als recruitment meer tijd kost dan je zou willen, is het vaak verstandig om naar een ATS te kijken.
Het gaat daarbij niet alleen om het aantal vacatures, maar vooral om de hoeveelheid handmatig werk die komt kijken bij het beheren van kandidaten en sollicitaties.
Wat zijn de voordelen van een ATS?
Hoewel ieder systeem anders is, bieden de meeste ATS-oplossingen vergelijkbare voordelen.
Meer overzicht
Alle kandidaten, vacatures en sollicitaties staan op één plek.
Minder administratief werk
Veel handmatige taken kunnen worden geautomatiseerd.
Betere samenwerking
Recruiters, HR-medewerkers en hiring managers werken vanuit dezelfde informatie.
Snellere opvolging
Kandidaten kunnen sneller worden beoordeeld en opgevolgd.
Professioneler recruitmentproces
Een gestructureerd proces zorgt voor meer rust en overzicht.
Hoe kies je het juiste ATS?
Er zijn veel ATS-systemen beschikbaar.
Daarom is het verstandig om niet alleen naar functies te kijken, maar vooral naar de manier waarop jouw organisatie werkt.
Belangrijke vragen zijn:
Is het systeem eenvoudig in gebruik?
Kan het meegroeien met de organisatie?
Zijn koppelingen mogelijk met andere systemen?
Ondersteunt het het volledige recruitmentproces?
Sluit het aan bij de dagelijkse praktijk van recruiters en HR-teams?
Het beste ATS is niet per se het systeem met de meeste functies.
Het is het systeem dat ervoor zorgt dat recruitment eenvoudiger wordt.
Conclusie
Een ATS helpt organisaties om kandidaten, vacatures en sollicitaties overzichtelijk te beheren.
Waar recruitment vaak begint met mailboxen en spreadsheets, ontstaat na verloop van tijd behoefte aan meer structuur en overzicht.
Door recruitmentinformatie centraal te beheren besparen organisaties tijd, verbeteren ze de samenwerking en creëren ze een professioneler recruitmentproces.
Twijfel je of jouw organisatie toe is aan een ATS?
Dan is de vraag misschien niet hoeveel vacatures je hebt, maar hoeveel tijd je momenteel kwijt bent aan het beheren ervan.